21-ви век е векът на информационните технологии. ИТ индустрията се развива с динамични темпове и навлиза във всяка част от ежедневието ни.

За огромна радост на природата, бизнесът все по-активно дигитализира документацията си.

Какво е дигитализация на документацията?

Представете си цялата документация на фирмата, събрана на едно място. Какъв ли би бил обемът на всичките тези листове хартия? Може би ще им е необходим един огромен стелаж. А може да заемат цяла стая. Или дори да запълнят до тавана средно голямо производствено помещение.

Сега си представете едно устройство с размери например метър на метър. И информацията от всичките документи е в него.

Ето това е дигитализацията на документация – превръщането на документи на хартиен носител в електронни документи.

Ще ви разкажа една история.

Преди ерата на дигитализацията на НОИ, работих по граждански договор. Преди няколко години се наложи да отида да ми попълнят осигурителната книжка за онзи период. Служителката в деловодство, след като чу за какво съм там, тихо изропта „Баш при мен ли дойде!“ и автоматично ме намрази. Не я обвинявам. Разбирам я. Представям си с какво нежелание влиза в пословичния архив на институцията, за който легенди се носят. Сигурно усещането е като да те погълнат плаващи пясъци, които те отвеждат в най-занемарената и мухлясала гробница на света. И трябва да се провреш между гъсти паяжини, прахоляк и спомени за отминали епохи, за да откриеш ключа, който да отвори вратата към горната земя. Отне ѝ два месеца на горката женица.

А колко по-лесно би било да кликне няколко пъти с мишката и voilà!

Как дигитализацията на документи допринася за устойчивото развитие?

Устойчивото развитие стъпва на три основни стълба – Икономически, Социален и Екологичен. За да върви светът към едно по-добро бъдеще е необходимо във всяка една дейност да се намери балансът между тези три стълба.

Дигитализацията на документи е една малка брънка във веригата на глобалното устойчиво развитие. Но без нея веригата не би могла да съществува.

Ето по един пример за приноса на дигитализацията на документи към всеки стълб на устойчивото развитие:

– Икономически принос

Макар и първоначалната финансова инвестиция в дигитализацията на документи да е значителна, тя неминуемо се изплаща за сравнително кратък срок, след което започва да носи единствено печалба.

Нека поставим на везната паричните изражения от една страна на техниката и софтуера, необходими за дигитализация и от другата страна – купищата хартия, мастило, папки, класьори и т.н. А сега нека разтеглим времевата линия в перспектива – неминуемо след определен период от време разходите ще са натежали от страната на хартията. И точно тук е моментът, в който инвестицията за дигитализация започва да носи само печалба.

– Социален принос

Дигитализацията на документи неминуемо води до улесняване на работните процеси. А опростеният работен процес носи позитивни настроения на работещия.

Освен това, в перспектива, спестените средства след дигитализацията могат да бъдат пренасочени към финансово стимулиране на служителите. Което, ако подходим хипотетично, ще доведе до по-благоприятното съществуване на цяло едно общество.

– Екологичен принос

Дигитализацията на документи, разбира се, води до значително понижаване на необходимостта от хартия и хартиени изделия. Което, както е ясно всекиму, изключително благоприятства за доброто здраве на природата.

Също така чрез нея се намалява използването на вредни за околната среда вещества и елементи – мастила, лепила, трудно или неразградими полимери и други.

Можем дори да вземем и доставките на физически документи – те се извършват чрез превоз, който също замърсява. За разлика от изпращането на документи по електронен път.

Да се върнем към служителката на НОИ, която два месеца попълва осигурителната ми книжка, подложена на драматични работни процеси. Ако си представим, че тя разполагаше с необходимата информация в дигитален формат, то процесът по попълването на моите данни щеше да ѝ отнеме няколко кликвания с мишката и вписването на ръка на няколко дати. След което аз щях да си тръгна доволна от бързо получената услуга, а тя, запазила доброто си настроение, да излезе с колежките и да се разходи в парка, сред зеленината. Всички щяхме да сме доволни и щастливи. Звучи прекрасно, нали?

С какво дигитализацията на документацията повишава сигурността на данните?

Освен, че се развива с огромни темпове, ИТ индустрията работи с изключително висок приоритет по отношение на защита на информацията.

Регулаторните органи също усилено налагат и изискват повишаване на информационната сигурност. (Припомнете си статията ни за GDPR и личните данни)

Абсолютен факт е, че дигиталната документация се съхранява много по-ефективно, по-лесно и по-защитено от документацията на хартиен или друг носител. Класифицирането ѝ и дефинирането на нивото на достъп до нея се извършват чрез сигурни и надеждни инструменти, които в същото време са финансово достъпни и неутежняващи бюджета.

С какво допринасяме ние?

Разбира се, че ще поговорим и за себе си.

Предвид, че нашата работа е да произвеждаме софтуер, не е необходимо да декларираме, че сме абсолютни привърженици на дигитализацията като цяло и в частност – тази на документацията.

Някои от функционалностите на Омекс^® 2000, ориентирани към дигитализацията на документи са:

– Поддържане на дигитални досиета на служителите – Омекс^® Кадри предоставя възможност за прикачване на електронни документи към досието на служителите. Функционалността е изключително подходяща за съхранение на всички документи, свързани с назначаването и развитието на служителите – автобиография, дипломи, сертификати и каквито други документи е необходимо. Достатъчно е да се сканират оригиналите и сканираните копия да се прикачват в досието.

– Изпращане на електронни документи – Едноименният модул предоставя възможност за автоматично изпращане на генерирани в Омекс^® 2000 документи към имейл на получател. Освен с практичност, модулът може да се похвали и със своята висока сигурност – изпратените документи са криптирани и могат да бъдат отворени само от този, който разполага с паролата за тях.

Най-широката употреба на модула е за актуалното и в крак със съвременния свят изпращане на електронни фишове по имейл.

Вместо заключение, нека си пожелаем да живеем в свят с по-малко ненужно използвана хартия, повече дървета, по-щастливи общества и по-бързо и адекватно функционираща държавна администрация!

Автор: Нетка Коева